Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Belego GmbH
Denninghofweg 3
59514 Welver
Deutschland

Handelsregister: HRB 16169, Amtsgericht Arnsberg
Geschäftsführer: Robert Levenhagen
E-Mail: ops@belego.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht derzeit nicht vorliegen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an ops@belego.com.

2. Überblick und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Anwendung „Belego" (App, Web-Anwendung und zugehörige Dienste, nachfolgend die „App") nutzen, mit uns kommunizieren oder an Online-Terminen mit uns teilnehmen, sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

Unsere App richtet sich ausschließlich an Unternehmer. Über die App stellen Sie uns geschäftliche Unterlagen — insbesondere Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und sonstige Buchhaltungsbelege (nachfolgend „Belege") — zur Verfügung, damit diese für Ihren Monatsabschluss digital erfasst, organisiert und gesammelt bereitgestellt werden können. Uns ist bewusst, dass es sich dabei um besonders schutzwürdige Geschäfts- und Finanzdaten handelt; deren Schutz hat für uns höchste Priorität (siehe Ziffer 9).

3. Rollenverteilung: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

a) Belego als Verantwortlicher. Für die Verarbeitung Ihrer Konto- und Stammdaten (Registrierung, Vertragsverwaltung), Ihrer Nutzungs- und Protokolldaten sowie der Kommunikation mit Ihnen sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

b) Belego als Auftragsverarbeiter. Soweit die von Ihnen hochgeladenen Belege personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Daten Ihrer Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter), verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Grundlage hierfür ist die mit Ihnen geschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV). Verantwortlicher für diese Daten bleiben Sie als Nutzer.

4. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer sowie Zugangsdaten (Passwort in verschlüsselter Form).

Zwecke: Bereitstellung des Nutzerkontos, Vertragsdurchführung, Kommunikation zu Vertragsangelegenheiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4.2 Inhaltsdaten (Belege und Buchhaltungsunterlagen)

Bei Nutzung der App verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen oder über angebundene Schnittstellen übermittelten Belege, einschließlich der darin enthaltenen Angaben (z. B. Beträge, Bankverbindungen, Umsätze, Namen von Geschäftspartnern).

Zwecke: Erfassung, Digitalisierung (einschließlich Texterkennung/OCR), Kategorisierung, Organisation und gesammelte Bereitstellung Ihrer Belege für Ihren Monatsabschluss; Übermittlung bzw. Freigabe an von Ihnen bestimmte Empfänger (Ziffer 5 lit. a).
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit es sich um Ihre eigenen Daten handelt; im Übrigen Verarbeitung in Ihrem Auftrag auf Grundlage der AVV (Ziffer 3 lit. b).

Die Speicherung und Verarbeitung der Inhaltsdaten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum (Ziffer 6.1).

4.3 Nutzungs- und Protokolldaten

Bei jeder Nutzung der App verarbeiten wir technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Geräte- und Browserinformationen, Betriebssystem sowie Protokolldaten zu Aktionen in der App (Logfiles).

Zwecke: Bereitstellung und Stabilität der App, Gewährleistung der IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der App.

4.4 Kommunikation (E-Mail und Support)

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail an ops@belego.com oder über Support-Kanäle), verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und die Inhalte Ihrer Anfrage.

Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kundenbetreuung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sonstige Anfragen; berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

4.5 Online-Termine und Aufzeichnung von Gesprächen

Wenn wir mit Ihnen Online-Termine (Video- oder Telefonkonferenzen) durchführen, verarbeiten wir Ihre Teilnahmedaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Bild und Ton).

Gespräche zeichnen wir nur auf bzw. lassen sie nur transkribieren, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Hierfür setzen wir den Dienst Granola ein (Ziffer 6.5). Ohne Ihre Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung oder Transkription.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für Aufzeichnung/Transkription; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4.6 Webanalyse mit Google Analytics (Website)

Auf unserer Website setzen wir den Analysedienst Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google") ein — ausschließlich, wenn Sie zuvor über unser Cookie-Banner eingewilligt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an Google übertragen und keine Analyse-Cookies gesetzt.

Bei erteilter Einwilligung verarbeitet Google Analytics Informationen über Ihre Nutzung der Website (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis einer gekürzten IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen) und setzt Cookies (u. a. „_ga"). Die IP-Adresse wird von Google Analytics 4 standardmäßig nicht gespeichert. Eine Übermittlung an Server der Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Ziffer 6).

Zwecke: Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Website-Angebots.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Speicherdauer: Die von Google Analytics gesetzten Cookies haben eine Laufzeit von bis zu 14 Monaten; die Aufbewahrungsdauer der Analysedaten bei Google ist auf 14 Monate begrenzt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern, indem Sie den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich der Website aufrufen.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies nachfolgend beschrieben ist:

a) Von Ihnen bestimmte Empfänger. Kernfunktion der App ist es, Ihre Belege gesammelt zu verarbeiten und an von Ihnen bestimmte Empfänger zu übermitteln bzw. für diese freizugeben. Diese Übermittlung erfolgt ausschließlich auf Ihre Veranlassung und nach Ihrer Weisung. Verantwortlich für die Auswahl der Empfänger sind Sie.

b) Auftragsverarbeiter. Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeiten (Ziffer 6). Die Datenverarbeitung, die unter diese Kategorie fällt, erfolgt aufgrund einer separaten Vereinbarung mit dem jeweiligen Auftragsverarbeiter. Wir stellen sicher, dass diese Vereinbarung hinreichenden Schutz und Garantien für den Schutz deiner personenbezogenen Daten und deiner Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO enthält. Die Zuhilfenahme von Auftragsverarbeitern erfolgt in den Kategorien Hosting, interne Kommunikation, Marketing und Datenanalyse.

c) Behörden und Dritte aufgrund gesetzlicher Pflichten. Eine Offenlegung erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein Verkauf Ihrer Daten oder eine Nutzung Ihrer Belegdaten für Werbezwecke Dritter findet nicht statt.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Unsere Server-Infrastruktur für die App und Ihre Belegdaten befindet sich in Deutschland bzw. im EWR. Bei den in Ziffer 6.2 bis 6.5 genannten operativen Tools kann es jedoch zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen.

Solche Übermittlungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO:

EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF): Für Empfänger, die unter dem DPF zertifiziert sind, besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO (Beschluss vom 10. Juli 2023).

Standardvertragsklauseln (SCC): Ergänzend bzw. soweit keine DPF-Zertifizierung vorliegt, schließen wir mit den Empfängern die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO ab und treffen erforderlichenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung).

Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über ops@belego.com anfordern.

7. Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Konto- und Stammdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; danach Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB — bis zu zehn Jahre für buchführungsrelevante Unterlagen) entgegenstehen.

Inhaltsdaten (Belege): für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende können Sie Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen exportieren, anschließend werden sie gelöscht, soweit nicht gesetzliche Pflichten oder die AVV eine andere Behandlung vorsehen.

Protokolldaten: in der Regel Löschung oder Anonymisierung nach spätestens 90 Tagen, soweit keine sicherheitsrelevante längere Speicherung im Einzelfall erforderlich ist.

Aufzeichnungen und Transkripte von Gesprächen: Löschung, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist, spätestens bei Widerruf Ihrer Einwilligung.

Kommunikationsdaten: Löschung nach abschließender Bearbeitung, soweit keine Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB für Geschäftsbriefe) bestehen.

8. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten — insbesondere Ihre Belege und Finanzdaten — gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere: Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS) und der gespeicherten Inhaltsdaten (Encryption at Rest), rollenbasierte Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, regelmäßige Datensicherungen sowie die Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Vertraulichkeit. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an die technische Entwicklung angepasst.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an ops@belego.com.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

Soweit wir Daten als Auftragsverarbeiter für Sie verarbeiten (Ziffer 3 lit. b), richten betroffene Dritte ihre Anfragen an den jeweiligen Verantwortlichen (d. h. den Nutzer); wir unterstützen den Nutzer dabei im Rahmen der AVV.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Automatisierte Funktionen der App (z. B. Texterkennung und Kategorisierung von Belegen) dienen ausschließlich der Unterstützung; sie entfalten keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung gegenüber Personen.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der Registrierungsdaten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne diese Daten können wir die App nicht bereitstellen. Die Bereitstellung weiterer Daten (insbesondere von Belegen) ist freiwillig, jedoch Voraussetzung für die Nutzung der entsprechenden Funktionen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Verarbeitungen oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App und auf unserer Website abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in geeigneter Weise (z. B. per E-Mail oder Hinweis in der App).