UG oder GmbH gründen: Was buchhalterisch anders wird
Der Schritt von der Einzeltätigkeit oder GbR in eine Kapitalgesellschaft ist für viele Gründer ein bedeutender Moment. UG (haftungsbeschränkt) und GmbH bieten beschränkte Haftung - aber sie bringen auch buchhalterische Pflichten, die deutlich über das hinausgehen, was Freiberufler oder Einzelkaufleute kennen. Was viele nicht wissen ist, dass die UG praktisch eine "Mini-GmbH" ist, die vor allem die Aufbringung des GmbH-Stammkapitals in Höhe von 25.000 Euro erleichtern soll. Sonst gelten alle Vorschriften für die GmbH auch für die UG.
Der grundlegende Unterschied
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften versteuern die Gesellschafter den Gewinn in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung. Die Gesellschaft selbst zahlt keine Einkommensteuer.
Bei GmbH und UG ist das anders. Die Kapitalgesellschaft ist ein eigenes Steuersubjekt. Sie zahlt Körperschaftsteuer (15 Prozent), Solidaritätszuschlag und in der Regel Gewerbesteuer. Wenn der Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet wird, fällt außerdem Kapitalertragsteuer an.
Buchhalterisch bedeutet das: Die Gesellschaft braucht eine eigene, vollständige Buchhaltung - unabhängig davon, was die Gesellschafter privat machen.
Buchführungspflicht
UG und GmbH sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das ist keine Option - es ist Pflicht nach HGB.
Doppelte Buchführung bedeutet: Jede Transaktion wird zweifach erfasst (Soll und Haben), und am Jahresende entsteht nicht nur eine einfache EÜR, sondern ein vollständiger Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Für Gründer, die bisher eine EÜR erstellt haben, ist das ein erheblicher Komplexitätssprung. In der Praxis bedeutet das fast immer: Steuerberater oder Buchhaltungssoftware auf DATEV-Basis, und häufig beides.
Was der Jahresabschluss enthält
Der handelsrechtliche Jahresabschluss einer GmbH besteht aus Bilanz, GuV, zusätzlich ab bestimmten Größenklassen Anhang und Lagebericht.
Die Bilanz zeigt, was das Unternehmen besitzt (Aktiva) und wie es finanziert ist (Passiva). Die GuV zeigt, wie der Gewinn entstanden ist.
Dieser Abschluss wird in der Praxis vom Steuerberater erstellt. Testiert wird er nicht: Ein Bestätigungsvermerk kommt vom Wirtschaftsprüfer, und prüfungspflichtig sind nur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften. Eine normale kleine GmbH oder UG braucht keine Prüfung. Sie braucht einen korrekt erstellten Abschluss, und sie muss ihn offenlegen.
Offenlegungspflicht
GmbHs und UGs müssen ihren Jahresabschluss offenlegen, spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Die Einreichung läuft seit 2022 nicht mehr über den Bundesanzeiger, sondern über das Unternehmensregister. Öffentlich zugänglich ist das Ergebnis trotzdem: Jeder kann nachsehen, wie dein Unternehmen im vergangenen Jahr abgeschlossen hat.
Wie viel offengelegt werden muss, hängt von der Größenklasse ab. Kleinstkapitalgesellschaften reichen nur die Bilanz ein. Kleine Kapitalgesellschaften reichen Bilanz und Anhang ein, die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt außen vor. Erst ab mittelgroß wird es umfangreicher. Für die meisten Gründungen greift eine der ersten beiden Stufen.
Wer nicht offenlegt, bekommt Post vom Bundesamt für Justiz. Das leitet das Ordnungsgeldverfahren ein, setzt eine Nachfrist von sechs Wochen und danach ein Ordnungsgeld fest. Das läuft automatisiert und zuverlässig, darauf zu hoffen, dass es niemandem auffällt, funktioniert nicht.
Was die UG von der GmbH unterscheidet
Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Variante der GmbH, die mit mindestens einem Euro Stammkapital gegründet werden kann - statt dem GmbH-Minimum von 25.000 Euro (davon 12.500 Euro eingezahlt).
Der buchhalterische Unterschied: Die UG ist verpflichtet, jährlich ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen, bis das Stammkapital die 25.000-Euro-Schwelle der GmbH erreicht hat. Wer das vergisst, verletzt das Gesellschaftsrecht.
Alle anderen Buchhaltungspflichten gelten für UG und GmbH identisch.
Was das in der Praxis bedeutet
Wer eine GmbH oder UG gründet, sollte von Tag eins mit einem Steuerberater arbeiten. Nicht weil es keine Alternativen gäbe - sondern weil die Risiken eines selbst erstellten, fehlerhaften Jahresabschlusses bei einer Kapitalgesellschaft deutlich höher sind als bei einem Einzelunternehmen.
Das bedeutet auch: Die Qualität der Zuarbeit wird noch wichtiger. Der Steuerberater kann einen Jahresabschluss nur so gut erstellen wie die Datenbasis ist, die er bekommt. Wer vollständige Belege, geordnete Buchungen und eine klare Buchungsanweisung hat, zahlt weniger Steuerberaterhonorar - weil der Aufwand geringer ist.
Belego hilft dir, diese Datenbasis sauber zu halten - von der ersten Ausgabe an.