Was ein unvorbereitetes Steuerberater-Gespräch wirklich kostet
Das Jahresgespräch mit dem Steuerberater dauert bei gut vorbereiteten Mandanten 45 bis 60 Minuten. Bei schlecht vorbereiteten kann es zwei bis drei Stunden werden - plus Nacharbeiten, Rückfragen per E-Mail und eine zusätzliche Sitzung für fehlende Unterlagen.
Der Unterschied: Vorbereitung. Und die liegt vollständig auf deiner Seite.
Wie Steuerberater abrechnen
Die Basis ist die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Für die meisten Leistungen sieht sie Wertgebühren vor, die sich nach dem Gegenstandswert richten, also grob nach Umsatz, Einkünften oder Bilanzsumme. Nur für einzelne Tätigkeiten, für die keine Wertgebühr vorgesehen ist, greift die Zeitgebühr, und die bewegt sich in einem gesetzlich vorgegebenen Rahmen je angefangene halbe Stunde.
Die Stundensätze von 100 bis 200 Euro, die in der Praxis genannt werden, kommen deshalb meistens nicht aus der Verordnung, sondern aus einer schriftlichen Vergütungsvereinbarung. Die schließen inzwischen viele Kanzleien ab, gerade für Leistungen jenseits des Standardmandats.
Entscheidend ist aber etwas anderes. Auch bei den Wertgebühren steht der Kanzlei ein Rahmen zu, innerhalb dessen sie die Gebühr ansetzt. Ein Mandat, das viel Rückfragen und Nacharbeit verursacht, landet am oberen Ende dieses Rahmens. Ein gut vorbereitetes am unteren. Das ist kein Fehler des Steuerberaters, sondern genau der Zweck, für den die Verordnung einen Rahmen vorsieht.
Was unvorbereitete Mandanten bezahlen
Belege suchen lassen: Wenn der Steuerberater oder die Steuerfachangestellte fehlende Belege nachfordert, entsteht Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten. Mehrere E-Mails, ein weiterer Termin, Verzögerung im Abschluss. Das sind Stunden, die verrechnet werden.
Positionen klären: Wenn Ausgaben nicht kategorisiert oder falsch zugeordnet sind, muss jemand entscheiden, wie sie gebucht werden - und das dauert. Positionen, die du in 30 Sekunden selbst klären könntest ("das war ein Geschäftsessen in Hamburg mit Kunde XY"), brauchen ohne deine Zuarbeit eine Rückfrage, eine Antwort, eine Korrektur.
Rekonstruktionsarbeit: Wer Einnahmen und Ausgaben nicht laufend erfasst, sondern sie einmal jährlich aus dem Kontoauszug herausarbeiten lässt, bezahlt für diese Arbeit. Nicht weil es teuer wäre, sondern weil es Zeit kostet.
Was ein Mehraufwand von zwei Stunden kostet
Nehmen wir einen realistischen Fall. Dein Jahresgespräch braucht ohne Vorbereitung zwei Stunden statt einer. Dazu kommen drei Folge-E-Mails mit Rückfragen, eine Nachkalkulation wegen fehlender Belege und eine Anpassung der Buchungen.
Kostenunterschied gegenüber einem vorbereiteten Mandanten: zwei Stunden bei 150 Euro, wie sie in einer Vergütungsvereinbarung typisch sind, also 300 Euro. Dazu kleinere Posten für die Schriftkorrespondenz. Gesamt: 350 bis 500 Euro mehr im Jahr.
Bei einem Steuerberater-Budget von 1.500 Euro im Jahr ist das ein Aufschlag von 25 bis 33 Prozent - allein für mangelnde Vorbereitung.
Was gute Vorbereitung bedeutet
Gute Vorbereitung für das Steuerberater-Gespräch ist keine komplizierte Aufgabe. Sie besteht aus vier Dingen:
Vollständige Belege: Alle Ausgaben des Jahres mit Beleg vorhanden, lesbar und einer Kategorie zugeordnet.
Offene Fragen vorab klären: Wenn du weißt, dass bestimmte Positionen unklar sind - gemischte Nutzung, ungewöhnliche Ausgaben, neue Einnahmearten - bereite die Antwort vor, bevor der Steuerberater fragt.
Kontoauszüge bereithalten: Ein vollständiger Überblick über Einnahmen und Ausgaben, geordnet nach Monat, erspart Rückfragen.
Buchungsanweisung auf dem neuesten Stand: Wenn sich an deinem Geschäftsmodell, deinen Hauptlieferanten oder deinen Kostenstrukturen etwas verändert hat, aktualisiere deine Buchungsanweisung, bevor das Gespräch stattfindet.
Das eigentliche Argument
Es gibt zwei Arten, Geld für den Steuerberater auszugeben. Die eine ist, für seine Fachkenntnis zu bezahlen - Beratung, Optimierung, Rechtssicherheit. Die andere ist, für Aufwand zu bezahlen, der durch bessere Zuarbeit hätte vermieden werden können.
Beides ist legitim, aber nur eins davon bringt dir etwas.
Wer seine Unterlagen strukturiert hält und vorbereitet in Gespräche geht, kauft die Zeit des Steuerberaters für das, wofür er ausgebildet ist, nicht für das, was du selbst hättest erledigen können.
Belego hilft dir, die Grundlage das ganze Jahr über sauber zu halten - damit du im Jahresgespräch mit dem Steuerberater keine Zeit verschenkst.