Was du in den ersten 90 Tagen der Selbstständigkeit buchhaltungstechnisch erledigen musst
Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Entscheidungen gleichzeitig: Geschäftsmodell, erste Kunden, Verträge, Branding. Buchhaltung und Steuern landen dabei oft auf der Liste der Dinge, die man "irgendwann" regelt.
Das ist verständlich. Aber es gibt einige Dinge, die in den ersten 90 Tagen erledigt sein müssen - weil die Konsequenzen des Aufschiebens unverhältnismäßig groß sind.
Woche 1-2: Das Fundament legen
Geschäftskonto eröffnen. Bevor die erste Einnahme kommt, sollte ein separates Geschäftskonto vorhanden sein. Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Transaktionen ist der häufigste Fehler der Frühphase - und nachträglich aufzudröseln, was wann wozu gehörte, kostet unverhältnismäßig viel Zeit.
Steuernummer beantragen. Das Finanzamt schickt nach Anmeldung eines Gewerbes oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser muss ausgefüllt zurückgehen - darin entscheidest du unter anderem, ob du Umsatzsteuer ausweist oder die Kleinunternehmerregelung nutzt. Das Finanzamt gibt dir daraufhin eine Steuernummer. Ohne diese kannst du keine Rechnungen mit korrekten Pflichtangaben stellen.
Belegsystem aufsetzen. Noch bevor die erste Rechnung rausgeht und die erste Ausgabe entsteht, braucht es eine einfache Ablage für Belege. Ein beschrifteter Ordner, eine Ordnerstruktur, eine App - was auch immer du konsequent nutzt. Der Zeitpunkt zum Aufsetzen ist jetzt, nicht nach sechs Monaten.
Woche 3-6: Grundentscheidungen treffen
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung? Das ist eine der wichtigsten Entscheidungen der Frühphase, die du im Fragebogen des Finanzamts treffen musst. Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, weist keine Umsatzsteuer aus und muss keine UStVAs einreichen - zahlt dafür aber auch keine Vorsteuer zurück. Wer die Regelbesteuerung wählt, hat mehr Verwaltungsaufwand, aber auch den Vorteil des Vorsteuerabzugs. Diese Entscheidung hängt von Zielkunden, erwartetem Umsatz und Ausgabenstruktur ab.
Steuerberater oder nicht? Nicht jeder braucht sofort einen Steuerberater. Wer einfache Verhältnisse hat, wenig Mitarbeiter und keinen Jahresabschluss nach HGB erstellen muss, kann in der Frühphase selbst mit Software arbeiten. Wer aber von Anfang an komplexere Strukturen plant - GmbH, Mitarbeiter, internationale Kunden - sollte früh eine steuerliche Beratung in Anspruch nehmen.
Rechnungsvorlage erstellen. Eine Rechnung, die steuerlich gültig ist, muss Pflichtangaben enthalten. Wer das einmal korrekt aufsetzt, hat es für alle weiteren Rechnungen richtig. Wer es falsch aufsetzt, hat das Problem bei jeder Rechnung.
Monat 2-3: Laufende Pflichten kennen
UStVA-Pflicht verstehen. Wer Umsatzsteuer ausweist, muss Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, jeweils bis zum Zehnten des Folgemonats. Wie oft, richtet sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres, nicht nach dem Umsatz. Für Neugründungen gilt eine Besonderheit: Die eigentlich vorgeschriebene monatliche Abgabe im Gründungsjahr und im Folgejahr ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt, die meisten Gründer landen deshalb im Quartalsrhythmus. Ab 2027 greift die alte Regel wieder.
Buchführungspflicht einschätzen. Als Freiberufler bist du nie zur doppelten Buchführung verpflichtet, unabhängig vom Umsatz. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht. Als Gewerbetreibender greift die Pflicht erst oberhalb von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn, und auch dann erst, wenn das Finanzamt dich darauf hinweist. Wer eine GmbH oder UG gründet, muss von Anfang an bilanzieren.
Rücklagen für Steuern bilden. Einkommensteuer und Gewerbesteuer werden später fällig, oft mit deutlicher Verzögerung und dann in einer Summe. Die Faustregel lautet: 30 bis 40 Prozent vom Gewinn zurücklegen, nicht vom Umsatz. Der Unterschied ist entscheidend. Wer 30 Prozent vom Umsatz zurücklegt und eine Marge von 15 Prozent hat, legt mehr weg, als er überhaupt verdient hat. Wer eine Marge von 80 Prozent hat, legt viel zu wenig weg. Die Umsatzsteuer gehört nicht in diese Rechnung, die war nie dein Geld und muss ohnehin separat zurückgestellt werden.
Was noch warten kann
Nicht alles muss von Tag eins perfekt sein. Die erste Jahressteuererklärung ist erst nach Ablauf des Jahres fällig. Die Frage nach der optimalen Rechtsform kann oft die ersten Monate offen bleiben. Software-Entscheidungen können revidiert werden.
Was nicht warten sollte: Belege sammeln. Wer von Anfang an jede Ausgabe dokumentiert und jede Einnahme erfasst, hat am Ende des ersten Jahres kein Chaos aufzuarbeiten.
Belego hilft dir, diesen Grundstein von Beginn an richtig zu legen.