Buchhaltung in der GbR: Was sich ändert, wenn du mit jemandem zusammen gründest
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist die einfachste Form, gemeinsam unternehmerisch tätig zu werden. Kein Mindestkapital, keine notarielle Beurkundung, und die Eintragung ins Gesellschaftsregister ist freiwillig. Zwei oder mehr Personen schließen sich zusammen - und die GbR entsteht.
Was buchhalterisch daraus folgt, wird oft unterschätzt.
Was die GbR rechtlich ist
Seit dem 1. Januar 2024 ist das deutlich klarer geregelt als früher. Durch die Reform des Personengesellschaftsrechts ist die GbR, die am Rechtsverkehr teilnimmt, ausdrücklich rechtsfähig. Sie kann Verträge schließen, Konten führen, klagen und verklagt werden, und sie ist selbst Trägerin ihres Vermögens.
Neu ist außerdem das Gesellschaftsregister. Eine Eintragung ist keine Pflicht, für bestimmte Vorgänge aber praktisch Voraussetzung, etwa wenn die GbR ein Grundstück erwerben, Anteile an einer GmbH halten oder selbst als Gesellschafterin auftreten will. Eingetragene Gesellschaften führen den Zusatz eGbR.
Steuerlich ändert das nichts am Grundprinzip: Die GbR zahlt keine Einkommensteuer auf den Gewinn. Der Gewinn wird auf die Gesellschafter aufgeteilt, und jeder versteuert seinen Anteil in seiner eigenen Einkommensteuererklärung. Das Finanzamt braucht dafür trotzdem einen vollständigen Überblick über Einnahmen und Ausgaben der GbR, über die gesonderte und einheitliche Feststellung des Gewinns.
Was GbR-Gründer abgeben müssen
Feststellungserklärung: Die GbR gibt jährlich eine gesonderte und einheitliche Gewinnfeststellungserklärung ab. Darin wird der Gesamtgewinn der GbR ermittelt und auf die Gesellschafter verteilt. Diese Erklärung ist zusätzlich zur Einkommensteuererklärung jedes Gesellschafters.
EÜR für die GbR: Auch die GbR als Einheit braucht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wenn sie nicht buchführungspflichtig ist. Alle Einnahmen und Ausgaben der Gesellschaft müssen erfasst sein.
Umsatzsteuer: Wenn die GbR Umsatzsteuer ausweist, ist sie als Gemeinschaft zur Abgabe von UStVAs verpflichtet.
Gewerbesteuer: Wenn die GbR gewerblich tätig ist, ist sie gewerbesteuerpflichtig. Für freiberufliche GbRs gilt das nicht, aber die Grenze zwischen gewerblich und freiberuflich ist in Gemeinschaften enger als bei Einzelpersonen. Wenn auch nur ein Gesellschafter gewerblich tätig ist, kann die gesamte GbR als gewerblich gelten.
Was häufig unterschätzt wird
Gemeinsames Konto: Eine GbR sollte ein gemeinsames Geschäftskonto haben. Private und geschäftliche Zahlungen zu trennen ist bei zwei Gesellschaftern mit eigenen Privatkonten noch wichtiger als bei Einzelpersonen. Wer das nicht von Anfang an strukturiert, hat am Jahresende erhebliche Aufräumarbeit.
Gewinnverteilung klären: Nicht jeder bekommt automatisch denselben Anteil am Gewinn. Das sollte im Gesellschaftervertrag geregelt sein. Was dort steht, gilt auch für die Steuererklärung.
Gesellschaftervertrag: Technisch gesehen braucht eine GbR keinen schriftlichen Gesellschaftervertrag. Praktisch ist er unverzichtbar - nicht nur aus steuerlichen Gründen, sondern um Konflikte über Gewinnverteilung, Entscheidungsbefugnis und Auflösung zu vermeiden.
Haftung: In der GbR haften alle Gesellschafter persönlich und unbegrenzt - auch für Fehler des anderen. Das ist eine der stärksten Argumente dafür, früh zu prüfen, ob eine Kapitalgesellschaft (GmbH oder UG) die sinnvollere Struktur ist, denn diese beschränkt eben die persönliche Haftung der Gesellschafter.
Wann die GbR an ihre Grenzen stößt
Die GbR macht Sinn für einfache, zeitlich begrenzte oder informelle Zusammenschlüsse - zwei Freelancer, die gemeinsam ein Projekt abwickeln, zum Beispiel. Sobald die Zusammenarbeit dauerhafter wird, Mitarbeiter hinzukommen oder nennenswerte Haftungsrisiken entstehen, ist eine GmbH oder UG in der Regel die bessere Struktur.
Der Wechsel von einer GbR in eine GmbH ist möglich - aber mit Aufwand verbunden. Wer von Anfang an plant, dauerhaft zusammenzuarbeiten, sollte die Rechtsformfrage früh stellen.
Was sich für die Buchhaltung praktisch ergibt
Zwei Personen statt einer bedeuten: Abstimmungsbedarf bei jeder buchhalterisch relevanten Entscheidung. Wer kauft was für wen? Welche Ausgaben trägt die Gesellschaft, welche der Einzelne? Wie werden gemischt genutzte Güter aufgeteilt?
Diese Fragen müssen nicht täglich beantwortet werden - aber sie müssen irgendwie geregelt sein. Eine klare Ablage, vollständige Belege und eine gemeinsame Übersicht über Einnahmen und Ausgaben sind in der GbR wichtiger als in der Einzeltätigkeit, weil mehr Personen auf dieselben Daten angewiesen sind.
Belego hilft auch in Gemeinschaften, diese Grundlage strukturiert und vollständig zu halten.